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SelectEX: complemento para selecciones con Excel

¿Qué es SelectEx?

SelectEx: complemento para selecciones con Excel es un asistente que mejora las capacidades nativas de Excel para la búsqueda condicional y la selección de datos contenidos en una hoja; además incorpora varias opciones para exportar los datos seleccionados a una nueva hoja dentro del mismo libro de Excel.

Para instalarlo, es necesario seguir el proceso de instalación habitual de un complemento (add-in, en inglés), y previamente se ha de habilitar el Centro de Confianza para que permita la ejecución de macros. Si tienes alguna duda, puedes resolverla en el manual de instrucciones que se adjunta más abajo.

Mi idea original era que SelectEx fuera una ampliación de las funcionalidades habituales de Buscar y Seleccionar y una mejora de algunas otras ya existentes pero más farragosas de ejecutar, como formato condicional. SelectEx es especialmente efectivo cuando uno tiene que buscar según ciertas condiciones entre un gran conjunto de datos poco estructurados. La opción de exportación de los resultados ofrece muchas posibilidades adicionales a la hora de filtrar y analizar los datos obtenidos.

SelectEx se integra bien con Excel y se arranca con un botón que, después de la instalación, aparece al final de la pestaña de DATOS de la cinta. Por razones prácticas de uso de los recursos y la memoria RAM en el entorno Windows, SelectEx solo operará con selecciones que tengan menos de 1,048,576 celdas, que es, por ejemplo, el número de celdas que tiene una columna completa.

SelectEx puede operar con datos contenidos en celdas que se puedan interpretar como números, fechas o textos, pero no puede operar con objetos flotantes, o sea, imágenes, gráficos, comentarios, formas, etc.

SelectEx operando sobre un archivo. Vista de la pantalla de reselección condicional
SelectEx operando sobre un archivo. Vista de la pantalla de reselección condicional

Funcionamiento

No es necesario hacer una selección previa antes de arrancar SelectEx. Se puede gestionar la selección inicial desde el diálogo de la pantalla inicial de arranque. Hay varias opciones para la selección inicial, que puede estar basada en criterios de fila, columna o región, pero hay también un control de referencia que permite redefinir a gusto del usuario esa selección base. Después es necesario marcar el apartado Validate Selection antes del siguiente paso.

Una vez que la selección inicial es la deseada, podemos redefinirla según el contenido de sus celdas de acuerdo a las opciones que presenta la segunda pestaña de la utilidad. El primer criterio de redefinición es el destinado a números y puede ser entre dos valores mínimo y máximo, o de acuerdo a un intervalo de parámetros centro y radio (en porcentaje) que se deben suministrar en los controles al efecto. El segundo criterio es el destinado a textos que admite particularizaciones referentes a mayúsculas/minúsculas y también los comodines habituales de Windows: “*”,”?”. El tercer criterio de búsqueda es el que se refiere a fechas para el cual se deben suministrar las fechas que conforman el intervalo de búsqueda. Finalmente hay una opción para búsqueda completamente aleatoria que está pensado solo para casos experimentales.

SelectEx: pestaña para la selección inicial
SelectEx: pestaña para la selección inicial

Exportación de datos

SelectEx: pestaña para la exportación de los datos
SelectEx: pestaña para la exportación de los datos

Cuando la selección inicial ha sido redefinida según las condiciones expresadas, es posible que ya hayamos completado el trabajo, porque quizás solo queremos formatear esas celdas. Pero si lo que queremos es recuperar esos datos de forma ordenada para realizar algún análisis adicional, SelectEx ofrece una tercera pestaña con la posibilidad de exportar los resultados obtenidos a una nueva hoja dentro del mismo libro, con la opción adicional de añadir a esos datos sus referencias en fila y columna de encabezado, de forma que los datos exportados conserven la conexión necesaria con posibles referencias necesarias.

Sistema de información

SelectEx cuenta también con un pequeño sistema de información que cubre los mínimos necesarios para acompañar al usuario en el proceso. Las zona superior de la pestaña activa siempre nos da las referencias del área seleccionada y el recuento del número de celdas individuales afectadas. En la parte derecha una zona cuadrada bajo el epígrafe Help, nos indica el avance de la tarea en curso mediante una barra de progreso en porcentaje. Regularmente en el proceso, y siempre que sea necesario, se nos lanzan cuadros de texto que contienen información referente al tiempo consumido, la tarea terminada o quizás un aviso preventivo sobre proceso muy largo que aparece cuando la selección inicial es grande.

Si vas a instalar SelectEx en tu Excel no olvides que las utilidades de esta hoja de cálculo, tanto las nativas y las instaladas como complementos, no son capaces de funcionar en modo multi-tarea, es decir, si se está ejecutado un proceso largo, el resto de las funcionalidades de Excel no estarán disponibles hasta que el proceso se complete.

Registro

El código de SelectEx está escrito en lenguaje VBA y desarrollado enteramente dentro de Excel. Está registrado en SafeCreative y protegido con contraseña, aunque las contraseñas en Excel no aportan demasiada seguridad. Mi objetivo al protegerlo de esta manera no es evitar la copia, sino evitar que, al estar instalado como complemento, el esquema de proyectos VBA lo muestre siempre al abrir el editor de programación, lo cual para mi gusto y experiencia es bastante desagradable y para el usuario principiante en VBA es una verdadera fuente de confusiones. Cuando el proyecto está protegido con contraseña, solo aparece una referencia que no es posible editar. Si alguien tiene verdadero interés en hacer desarrollos a partir de SelectEx, estoy seguro de que encontrará la forma de romper la protección, pero que tenga en cuenta que debe ofrecer la utilidad derivada también de forma gratuita a la comunidad que usa Excel.

SelectEX_302_UNI –
(c) –
Eloy Caballero García

Video tutorial de SelectEx

 

 

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